Uno de los mayores desafíos que enfrentan la mayoría de los organizadores de eventos es administrar el acceso de los asistentes. Garantizar un flujo organizado y constante de registros de asistentes es fundamental y, si no se hace de manera eficiente, podría generar largas filas y clientes enojados. Para ayudar a acelerar los registros de los asistentes, FooEvents agrega automáticamente un código de barras único a cada boleto. Estos códigos de barras representan una identificación de boleto y FooEvents puede usarlos para identificar y registrar a los asistentes en su evento.
Este artículo describe todo lo que necesita saber para escanear con éxito códigos de barras y códigos QR utilizando FooEvents.
Tabla de contenido:
¿Qué son los códigos de barras y los códigos QR?
Los códigos de barras y los códigos QR son simplemente imágenes que representan valores alfanuméricos. La imagen se escanea con un escáner, que es esencialmente solo un dispositivo de entrada, muy parecido a un teclado. Cuando el escáner decodifica la imagen para determinar el valor que representa el código, envía el valor a su computadora o dispositivo móvil. El uso de códigos de barras o códigos QR le ahorrará tener que ingresar manualmente la identificación del boleto con un teclado y acelerará los registros y reducirá la probabilidad de error humano.
Si bien los códigos QR ofrecen ciertas ventajas sobre los códigos de barras, en términos de escaneo de boletos generados por FooEvents, los códigos de barras y los códigos QR tienen el mismo propósito. Dicho esto, es posible que encuentre que los códigos QR son más fáciles de escanear, especialmente en condiciones de poca luz, lo que ayudaría a acelerar los registros de los asistentes.
FooEvents usa códigos de barras de forma predeterminada, pero puede habilitar los códigos QR a través de la configuración principal de FooEvents. Para hacerlo, inicie sesión en su área de administración de WordPress , vaya a FooEvents > Configuración > Diseño de entradas y marque la opción Habilitar códigos QR .
Compra de un escáner
Hay algunas cosas a considerar al comprar un escáner:
- FooEvents admite códigos de barras y códigos QR; sin embargo, no todos los escáneres admiten ambos formatos. Es importante que compre un escáner que admita el formato que utilizará.
- Si planea usar el escáner con las aplicaciones FooEvents Check-ins en un iPhone, es importante que compre un escáner Bluetooth ya que los iPhone no son compatibles con los escáneres USB.
- Si planea usar el escáner con las aplicaciones FooEvents Check-ins en un dispositivo Android, es importante verificar que el dispositivo sea compatible con Bluetooth o USB antes de comprar el escáner.
- Algunos escáneres también admiten una opción inalámbrica que utiliza una llave inalámbrica USB. Asegúrese de verificar primero que su dispositivo admita esto antes de comprar el escáner.
- Si está utilizando códigos de barras, asegúrese de que el escáner admita códigos de barras 1D code-128.
- Ver los lectores de códigos de barras y códigos QR que recomendamos
Conexión de un escáner de código de barras o código QR
Escáneres Bluetooth
Los escáneres Bluetooth se emparejan de la misma manera que un altavoz, un auricular o un teclado Bluetooth. Deberá ir a la configuración de Bluetooth en su dispositivo y asegurarse de que Bluetooth esté activado. A continuación, puede encontrar el escáner Bluetooth en la lista de dispositivos Bluetooth disponibles. A continuación, deberá conectar/emparejar el escáner con el dispositivo.
Una vez conectado, abra una aplicación de edición de texto básica como Notepad o TextEdit y escanee el código de barras o el código QR para asegurarse de que el dispositivo funciona correctamente.
1. Empareje el escáner Bluetooth con su dispositivo
2. Escanea cualquier código de barras o código QR
3. Asegúrese de que el código se envíe a su dispositivo
Escáneres USB
Los escáneres USB funcionan de manera similar a los teclados USB. Conecte el escáner al puerto USB y debería poder escanear de inmediato. Puede probar para ver si está escaneando correctamente abriendo una aplicación básica de edición de texto como el Bloc de notas o TextEdit y luego escaneando cualquier código de barras o código QR. Cuando escanea un código de barras, debe mostrarse un número en el editor de texto que es lo que representa el código de barras.
Configuración de su escáner
Los escáneres están hechos por varios fabricantes y vienen con diferentes configuraciones predeterminadas de fábrica. Su escáner debe venir con un manual o una página que incluya una serie de códigos de barras. Cada código de barras ejecutará un comando diferente cuando se escanee, lo que hace posible calibrar y configurar su escáner según sea necesario.
Este es un ejemplo de una hoja de configuración del escáner. La configuración difiere según el fabricante. Si ha perdido su hoja de configuración, intente buscar en Google la marca y el modelo de su dispositivo en particular y agregue el término ‘Configuración’ o ‘hoja de configuración de código de barras’.
Aquí hay algunas opciones de configuración comunes que pueden necesitar configurarse (varía entre los fabricantes):
- Codificación de código de barras : dependiendo de su dispositivo, puede escanear códigos de barras en un formato/codificación diferente de forma predeterminada. Asegúrese de que su escáner de código de barras esté configurado en Code-128 .
- Habilitar/deshabilitar el retorno de nueva línea : asegúrese de configurar su escáner para que no agregue una nueva línea al escanear un número. Esto podría causar problemas ya que los números del código de barras no coincidirán debido a este carácter adicional.
- Idioma : asegúrese de que el escáner de código de barras esté configurado en el idioma correcto o, de lo contrario, podría devolver caracteres inesperados al escanear.
La mejor manera de probar si su escáner está escaneando correctamente es abrir una aplicación básica de edición de texto como el Bloc de notas o TextEdit y escanear un código de barras o un código QR para asegurarse de que la salida sea correcta.
Una vez que haya conectado y configurado su escáner, estará listo para comenzar a escanear boletos.
Escaneo de codigos de barra y QR de boletos
Hay tres formas de escanear boletos usando FooEvents:
- Aplicaciones FooEvents Check-ins + cámara integrada en el dispositivo
- Aplicaciones FooEvents Check-ins + escáner Bluetooth
- FooEvents Express Check-ins + escáner Bluetooth o escáner USB
Aplicaciones FooEvents Check-ins + cámara integrada
Usando las aplicaciones FooEvents Check-ins puede escanear boletos usando la cámara integrada del dispositivo. El siguiente video muestra cómo hacer esto:
Escanea boletos usando la cámara integrada del dispositivo
- Abra la aplicación y conéctese a su tienda
- Habilite la función Registros automáticos para acelerar los registros
- Navegue a la lista de eventos o seleccione el evento relevante
- Seleccione el icono de código de barras en la parte inferior de la pantalla y comience a escanear boletos
- Aparecerá una vista de cámara, sostenga el dispositivo aproximadamente 10 cm – 30 cm ( 4″ – 12″ ) por encima del código de barras
- Escanee el boleto y registre al asistente
- También puede escanear boletos directamente desde la pantalla principal de la aplicación. Esto buscará en todos los eventos un número de boleto coincidente. Esto es útil si está ejecutando varios eventos al mismo tiempo en la misma ubicación.
Aplicaciones FooEvents Check-ins + escáner Bluetooth
Si desea utilizar un escáner Bluetooth para escanear boletos, puede conectarlo a su dispositivo móvil y habilitar la opción Bluetooth en las aplicaciones FooEvents Check-ins . El siguiente video ilustra cómo hacerlo:
Escanea boletos usando un escáner Bluetooth
- Conecte el escáner Bluetooth a su dispositivo.
- Abra la aplicación FooEvents Check-ins e inicie sesión
- Ir a la configuración de la aplicación
- Habilite la configuración del escáner de código de barras Bluetooth
- Navegue a la lista de eventos o seleccione el evento relevante
- Seleccione el icono de código de barras en la parte inferior de la pantalla y comience a escanear boletos
Extensión FooEvents Express Check-ins + escáner Bluetooth o USB:
El plugin FooEvents Express Check-in es una extensión para FooEvents que permite buscar asistentes desde su área de administración de WordPress utilizando un escáner de código de barras Bluetooth o USB emparejado. También tiene la opción de registrar automáticamente a los asistentes para acelerar aún más el proceso. FooEvents Express Check-ins se puede usar en su computadora de escritorio o en una tableta con un escáner de código de barras conectado. El siguiente video ilustra cómo conectar un escáner Bluetooth a un iPad y escanear boletos usando la interfaz FooEvents Express Check-in.
Escanee boletos en su computadora de escritorio o tableta
- Conecte un escáner USB o Bluetooth a su computadora de escritorio
- Vaya a su Área de administración de WordPress > FooEvents > Express Check-in en su navegador de escritorio
- Habilitar búsqueda automática : el cuadro de búsqueda mostrará automáticamente los datos a medida que escribe
- Habilitar registro automático : el asistente se marcará automáticamente como «Registrado» si se encuentra una ID de ticket que coincida con los criterios de búsqueda. Esto tiene la intención de ahorrar tiempo, especialmente cuando se usa un escáner de código de barras.
- Coloque el cursor en el cuadro de texto
- Escanee un boleto y la identificación del boleto se mostrará en el cuadro de texto
Consejos de bonificación para Codigos QR WooCommerce
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- Si tiene dificultades para usar códigos de barras 1D regulares, intente usar códigos QR, ya que generalmente producen menos errores de escaneo y se pueden imprimir más pequeños sin efectos negativos.
- Asegúrese de que haya suficiente luz y contraste al escanear y trate de evitar escanear en entornos con poca luz.
- Asegúrese de que los códigos de barras o los códigos QR no estén demasiado cerca uno del otro, ya que podrían confundir al escáner.
- Habilite la opción Auto Check-in para acelerar el proceso de validación de boletos.
- Prueba, prueba y vuelve a probar. Asegúrese de comprender completamente el flujo de trabajo de pago y de poder escanear códigos de barras en el entorno del evento.
- Cualquier cosa puede pasar, así que asegúrese de tener un plan de respaldo sólido. Dependiendo del tamaño de su evento, podría ser una buena idea exportar una lista de todos los asistentes y tener los datos disponibles como una hoja de cálculo en formato impreso y en copia electrónica. Esto podría salvar el día en caso de que su teléfono se pierda, haya una falla de energía o se corte Internet.
